Wie Besprechungen verwenden, um Ihr Projekt zu verwalten

 Bei der Arbeit, nur sagen Sitzung kann Stöhnen zu provozieren; aber Sitzungen sind ein effektiver Weg, um Projekte zu verwalten. Drei Arten von Sitzungen helfen, die Spieler beschäftigt Projekt: regelmäßige Treffen, Ad-hoc-Besprechungen und oberen Management-Fortschrittsberichte. Aktive und kontinuierliche Unterstützung aller großen öffentlichen Projekten haben Sie die größte Chance für einen Erfolg des Projekts.

 Projekte mit regelmäßigen Teamsitzungen Management

 Regelmäßige Teambesprechungen geben Mitgliedern die Möglichkeit, Fortschritte und Probleme zu teilen und zu produktiven und vertrauensvolle zwischenmenschliche Beziehungen aufrechtzuerhalten. Diese Treffen bieten auch die Möglichkeit, die Projecta € ™ s Aufmerksamkeit und bekräftigen Teammitglieder bleiben dem Laufenden über Aktivitäten innerhalb und außerhalb des Projekts ihre Arbeit und beeinflussen die Projecta € ™ s ultimativen Erfolg. In der Erkenntnis, dass die meisten Menschen arbeiten an mehreren Projekten gleichzeitig können diese Sitzungen des TeamA € ™ s Identität und Beziehungen zu stärken.

 Beraten Sie sich mit Team-Mitglieder zu einem Treffen Zeitplan thatâ € ™ s einfach, für so viele Menschen wie möglich zu entwickeln. Wenn einige Leute canâ € ™ t persönlich teilnehmen, versuchen Sie, in einer Telefonkonferenz teilzunehmen.

 Betrachten Sie die folgenden Richtlinien bei der Planung und Durchführung von regelmäßigen Teamsitzungen:

  •  Auch wenn Ihr Teamsitzungen finden regelmäßig statt, vor jeder Sitzung, bereiten Sie einen bestimmten Tagesordnungs, vorge verteilen und zu erbitten Kommentare und Anregungen.
  •  Vor der Sitzung, verteilen Sie die Projektfortschrittsbericht für die jüngste Performance-Zeitraums.
  •  Verteilen Sie eine andere Hintergrundinformationen zu den Themen auf der Tagesordnung für die Sitzung.
  •  Limit Diskussionen, die mehr in die Tiefe zu prüfen sind; mit ihnen umgehen in anderen Foren.
  •  Zeit beginnen und enden pünktlich.
  •  Vorbereitung und Verteilung von kurzen Minuten innerhalb von 24 Stunden der Sitzung nach dem Ende des es.

 Verwaltung von Projekten mit Ad-hoc-Teamsitzungen

 A d-hoc-Teamsitzungen zu spezifischen Fragen, die während der Projektlaufzeit entstehen. Ein Ad-hoc-Sitzung kann es sich um einige oder alle Ihrer TeamA € ™ s Mitglieder, je nach Thema. Da Probleme entstehen oft unerwartet, gehen Sie folgendermaßen vor, wenn Sie eine Ad-hoc-Treffen zu planen:

  •  Klärung des Problems und was erhoffen Sie sich in Ihre Tagung durchzuführen.
  •  Identifizieren und laden alle, die daran interessiert sein können, sind, durch folgende Faktoren beeinträchtigt, oder Arbeiten zu diesem Thema.
  •  Es ist klar, dass die meetingâ € ™ s Ziel ist es, für alle eingeladenen Personen zu erklären.
  •  Sorgfältig dokumentiert all die Action, um die Anwesenden in der Sitzung zu entwickeln, und weisen Sie die Verantwortung für ihre Fertigstellung.
  •  Achten Sie darauf, die Ergebnisse einer Ad-hoc-Sitzung mit allen Teammitgliedern, die durch die Ergebnisse, die ein Interesse an ihnen und / oder deren Unterstützung sie, sie auszuführen brauchen betroffen sein können, zu teilen.

 Projekte mit einer oberen Managementfortschrittsmanagement

 Eine obere Management Fortschritte Tagung wird in der Regel durch einen Senior Manager unter dem Vorsitz von einem Projektmanager laufen und von den Teammitgliedern und Vertretern aus allen Funktionsbereichen teil. Diese Bewertung gibt Ihnen die Chance, um das obere Management über Ihre Projecta € ™ s-Status, seine besondere Leistungen und Probleme, die ihre Hilfe brauchen erzählen. Die Überprüfung ist auch eine Gelegenheit für Sie, um Wege, um das Projekt im Einklang mit wichtigen organisatorischen Initiativen zu halten zu finden.

 Erstellen Sie Ihre oberen Management-Fortschrittstreffen effektiv durch die Beobachtung die folgenden Tipps:

  •  Identifizieren Sie die Interessen Ihrer Zielgruppe, und erklären, wie Sie Ihr Projekt erfüllt diese Interessen.
  •  Halten Sie Ihre Präsentation kurz; Wählen Sie ein paar wichtige Nachrichten und betonen sie.
  •  Markieren Sie Ihre wichtigen Daten, aber seien Sie bereit, diese Fragen zu prüfen, wenn jemand fragt, das zu tun.
  •  Verwenden Sie sowohl Text als auch Bilder, um wichtige Informationen zu vermitteln.
  •  Nehmen Sie sich Zeit für Fragen.
  •  Präsentieren Sie aktuelle Informationen über die Projektrisiken, und erklären, wie youâ € ™ re Umgang mit ihnen.
  •  Verteilen Sie ein kurzes Handout in der Sitzung, dass die Hauptpunkte der Präsentation Listen.
  •  Nach dem Treffen, zu verbreiten stellt fest, dass Fragen und Aktionen, die während der Evaluation vereinbarten können markieren.
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